​​

1. AMAÇ

​

Bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, İstanbul Ekspres Ticaret ve Nakliyat A.Ş. tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek; veri saklama sürelerinin yönetimi ile silme, yok etme ve anonimleştirme süreçlerini şeffaf biçimde tanımlamak amacıyla hazırlanmıştır.

​

2. KAPSAM

​

Politika; müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, stajyer ve öğrencilerimiz, tedarikçi/alt işveren çalışanları ve yetkilileri, şirket hissedarlarımız/ortaklarımız, ziyaretçilerimiz ve veri işlediğimiz diğer üçüncü kişilere ait tüm kişisel verileri kapsar.
Politika; otomatik yollarla veya bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla işlenen tüm verileri içerir.

​

3. DAYANAK

​

Bu Politika, başta KVKK olmak üzere ikincil mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları/rehberleri ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanır.

​

4. TANIMLAR

​

• Kanun/KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

• Kişisel Veri / Özel Nitelikli Kişisel Veri

• İmha: Silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerinin bütünü

• Periyodik İmha: Kanun uyarınca işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmasıyla belirli aralıklarla yapılan imha işlemleri

• Veri Sorumlusu: İstanbul Ekspres Ticaret ve Nakliyat A.Ş.

• VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

​

5. ROLLER VE SORUMLULUKLAR

​

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin süreçler, üst yönetimin gözetiminde ve KVK Uyum Ekibi/Komitesi koordinasyonunda yürütülür. Birim yöneticileri saklama–imha süreçlerinin kendi süreçlerinde uygulanmasından sorumludur; Bilgi Güvenliği birimi teknik önlemleri uygular; İnsan Kaynakları ve Hukuk birimleri mevzuat ve iç prosedürlere uyumu takip eder.

​

6. SAKLAMA İLKELERİ VE HUKUKİ SEBEPLER

​

Kişisel veriler;

​

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,

• Doğru ve gerektiğinde güncel,

• Belirli, açık ve meşru amaçlar için,

• Amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir ve

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli süre kadar muhafaza edilir.

​

Veriler; KVKK m.5/6’da sayılan hukuki sebeplere (sözleşmenin kurulması/ifası, hukuki yükümlülük, meşru menfaat, kanunlarda öngörülme, bir hakkın tesisi/korunması, açık rıza vb.) dayanılarak saklanır.

​

7. SAKLAMA SÜRELERİ

​

İstanbul Ekspres Ticaret ve Nakliyat A.Ş., mevzuatta açıkça öngörülen süreler ile işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca veri saklar. Süreler dolduğunda veya işleme sebebi ortadan kalktığında imha süreçleri işletilir.

​

Not: Şirket içi “Saklama Süreleri Tablosu”nda (örneğin: kamera kayıtları 30 gün; bordro/özlük 10 yıl; sözleşmeler ve mali belgeler 10 yıl; ziyaretçi kayıtları 2 yıl) her veri kategorisi için pratik süreler belirlenmiştir ve periyodik olarak güncellenir.

​

8. VERİLERE ERİŞİM, GÜVENLİK VE TEKNİK/İDARİ TEDBİRLER

​

• Erişim yetkileri ihtiyaç kadar prensibiyle yönetilir; yetki matrisi uygulanır.

• Güçlü parola, 2FA, loglama, ağ güvenliği bileşenleri, yama yönetimi ve zararlı yazılım koruması uygulanır.

• Şifreleme ve (gerektiğinde) maskeleme teknikleri kullanılır.

• Fiziksel ortamlarda kilitli saklama, yetkisiz erişimin engellenmesi ve çevresel risklere karşı önlemler alınır.

• Üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelere KVKK’ya uygun gizlilik ve güvenlik hükümleri konur.

• Çalışanlara düzenli KVKK farkındalık eğitimleri verilir.

​

9. İMHA SÜREÇLERİ

​

9.1. İmha Sebepleri

​

• Saklama süresinin dolması,

• İşleme amacının ortadan kalkması,

• İlgili kişinin silme/yok etme/anonimleştirme talebinin Kanun kapsamında haklı bulunması,

• Kurul kararları ve mevzuat gereği imha zorunluluğu doğması.

​

9.2. İmha Yöntemleri

​

• Silme:

  • Uygulama veritabanlarından güvenli silme, kullanıcı bazlı erişimin kaldırılması, dizin/indekslerin temizlenmesi.

• Yok Etme:

  • Fiziksel imha (kırpma/öğütme), manyetik yok etme, güvenli biçimde geri döndürülemez hale getirme.

• Anonimleştirme:

  • Maskeleme, türetme, genelleştirme, rastgeleleştirme, toplulaştırma gibi yöntemlerle kişiyi belirlenemez hale getirme.

​

9.3. Periyodik İmha

​

Periyodik imha en az altı ayda bir gerçekleştirilir. İmha kararları, yöntem ve tarihleri İmha Kayıtlarında tutulur.

​

9.4. Talebe Bağlı İmha

​

İlgili kişi başvurusu üzerine; mevcut hukuki saklama yükümlülükleri ve meşru menfaat değerlendirmesi yapılarak uygun yöntemle silme/yok etme/anonimleştirme işlemi uygulanır ve talep sahibine bilgi verilir.

​

10. KAYIT VE DENETİM

​

İmha işlemlerine ilişkin kayıtlar en az 3 yıl saklanır. Şirket, KVKK m.12 uyarınca düzenli iç denetimler yürütür; gerekli hallerde süreçleri iyileştirir.

​

11. VERBİS VE GÜNCELLEME

​

Şirketin VERBİS yükümlülüğü bulunması halinde kayıt ve bildirimler yapılır. Politika, mevzuat değişiklikleri ve operasyonel ihtiyaçlara göre Şirketimizin internet sitesinde yayımlanır ve güncellenir.

​

12. BAŞVURULARIN YÖNETİMİ

​

İlgili kişiler KVKK m.11 kapsamındaki haklarını kullanmak için;

​

• Şirket adresine yazılı başvuru,

• KEP üzerinden güvenli elektronik imzalı başvuru,

• Şirketimizin internet sitesinde yer alan başvuru kanalları
  yoluyla talep iletebilir. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; ayrıca maliyet doğarsa Kurul tarifesine göre ücret talep edilebilir.
   

13. YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME​

​​

Bu Politika, üst yönetim onayıyla yürürlüğe girer ve İstanbul Ekspres Ticaret ve Nakliyat A.Ş. tarafından yürütülür.

​